Idealne narzędzie do spisywania wydatków

Notowanie wydatków rozpoczęliśmy około pół roku temu. Chcieliśmy trochę zreorganizować nasze podejście do finansów osobistych, a do tego potrzebowaliśmy podsumowania aktualnej sytuacji i poznania naszych nawyków. Rozpoczynając mieliśmy trochę obaw. Zastanawialiśmy się czy to w ogóle ma sens, czy potencjalnie korzyści nie zostaną zniwelowane przez ilość wysiłku, którą będzie trzeba włożyć w cały ten proces. Obawialiśmy się czy wystarczy nam silnej woli i samozaparcia, czy będziemy mieli na tyle cierpliwości i skrupulatności, aby wyniki, które otrzymamy na koniec miesiąca były w jakikolwiek sposób miarodajne. Po krótkiej rozmowie doszliśmy jednak do wniosku że warto spróbować. Na szczęście, już po pierwszym miesiącu okazało się, że nasze obawy w dużej części były nieuzasadnione.

Jak zacząć

Próg wejścia wbrew pozorom jest bardzo niski. Kluczową rzeczą jest wybór odpowiedniego narzędzia oraz kategorii, których będziemy używać do spisywania wydatków. To jest kwestia indywidualna i każdy powinien przygotować ją sam. My zaczęliśmy korzystać z arkusza Michała Szafrańskiego, gdzie dosyć rozbudowana lista kategorii jest już gotowa. Arkusz mamy wrzucony do Google Docs, co dodatkowo pozwala na jednoczesne współdzielenie go przez kilka osób (na przykład wszystkich członków rodziny).

Musieliśmy jedynie nieznacznie dostosować go do swoich potrzeb i mogliśmy zacząć systematyczne uzupełnianie danych. Zastanawiacie się pewnie ile czasu trzeba poświęcić na ten proces. Liczba wpisów w naszym arkuszu z kilku ostatnich miesięcy wygląda następująco:

Miesiąc

Liczba wpisów w arkuszu

Maj 2018 117
Czerwiec 2018 111
Lipiec 2018 91
Sierpień 2018 76
Wrzesień 2018 104

Jak widać pomijając miesiące wakacyjne, gdzie w naszym przypadku wpisów było wyraźnie mniej, średnio miesięcznie robimy około 110 wpisów. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że to dużo, jeśli jednak podzielimy to na 2 (dwie osoby uzupełniają arkusz), wychodzi 55 wpisów miesięcznie, czyli niecałe 2 wpisy dziennie na osobę. Oczywiście ta liczba będzie kwestią bardzo indywidualną i zależną od sposobu notowania. My nie rozbijamy każdego paragonu na poszczególne pozycje, często cały paragon notujemy przykładowo jako “jedzenie w domu”. Jeśli robimy jakieś większe zakupy gdzie na paragonie mamy jednocześnie artykuły spożywcze, chemię, ubrania itd, wtedy staramy się taki paragon rozbić na składowe, ale takich przypadków miesięcznie mamy tylko kilka. Zdecydowana większość przypadków to 1 paragon – 1 wpis w arkuszu. Arkusz Google sprawdza się tutaj całkiem dobrze, po pewnym czasie notowanie wydatków staje się nawykiem i z perspektywy tych kilku miesięcy z całą stanowczością mogę stwierdzić, że świadomość na co rozchodzą się nasze pieniądze, jest dużo bardziej cenna niż te 2-3 minuty dziennie, które poświęcamy na uzupełnianie arkusza.

Skoro jest tak dobrze, to czemu jest tak źle?

Podstawowym problemem, na który my natknęliśmy się notując wydatki w ten sposób było to, że nie mogliśmy uzupełniać arkusza na bieżąco, od razu po dokonaniu wydatku. Oczywiście można edytować dokumenty Google na telefonie, ale jest to mało komfortowe i zajmuje zdecydowanie za dużo czasu. Staramy się w tej sytuacji notować wszystko jak tylko znajdziemy się przed komputerem, ale zdarzało się, że wpadając w rytm innych zajęć coś nam jednak umykało. Dopiero na koniec miesiąca, gdy robiliśmy podsumowanie, okazywało się że coś się nam jednak “nie spina” i szukaliśmy pozycji, o których zapomnieliśmy przeglądając na przykład wyciągi bankowe.

Tu dochodzimy do kolejnej wady takiego podejścia. W żaden sposób nie śledzimy w tym przypadku stanu poszczególnych kont jak i gotówki w portfelu. Idealna sytuacja jest taka, że na początku miesiąca wpisujemy do narzędzia stan poszczególnych kont bankowych, notujemy wydatki zaznaczając z którego konta je wykonujemy, a na koniec miesiąca porównujemy realny stan konta w banku ze stanem wyliczonym z wydatków, które wykonaliśmy. Wtedy wiadomo, że odnotowaliśmy wszystko i, że mamy wydatki pod kontrolą. W arkuszu kalkulacyjnym w prosty sposób zrobić się tego nie da.

Część wpisów w arkuszu które wykonujemy co miesiąc to pozycje cykliczne, przykładowo są to:

  • spłata raty kredytu
  • rachunki za telefon
  • rachunki za internet
  • comiesięczne oszczędności
  • przelewy na rachunki celowe

Człowiek z natury jest jednak osobą leniwą i jeśli coś da się uprościć i przyspieszyć to czemu tego nie zrobić? Gdyby te wpisy mogły wykonywać się automatycznie cały proces notowania byłby jeszcze szybszy i wygodniejszy.

Cechy idealnego narzędzia

Z powyższego opisu i problemów na które się natknęliśmy wyłania się już wizja idealnego, z naszego punktu widzenia, narzędzia do spisywania wydatków.

  • Dostępne w szybki i wygodny sposób na urządzeniu mobilnym – zapisanie wydatku nie powinno zająć więcej niż 20-30 sekund.
  • Dostępne przez przeglądarkę internetową – do wspólnej analizy, wygodniejszego wprowadzania większej liczby pozycji.
  • Współdzielenie danych pomiędzy wszystkich członków rodziny – każdy powinien móc w dowolnej chwili dodawać nowe wpisy z dowolnego urządzenia.
  • Dane przechowywane “w chmurze” – dostęp do danych powinien być możliwy w każdej chwili, z każdego miejsca – wystarczy połączenie z internetem. Tu oczywiście pozostaje kwestia bezpieczeństwa danych – ten temat zostanie jeszcze poruszony odrębnie.
  • Możliwość automatyzacji powtarzalnych pozycji – stałe zlecenia, odkładanie oszczędności, transfery pomiędzy rachunkami.
  • Śledzenie stanu kont  –  aby na koniec miesiąca możliwe było proste podsumowanie okresu.

Oczywiście zdajemy sobie sprawę, że na rynku jest szereg aplikacji do zarządzania finansami domowymi. Jest Microsoft Money, GnuCash, KMyMoney i wiele innych. Podjęliśmy jednak decyzję, że chcemy stworzyć własne narzędzie, idealnie skrojone pod nasze potrzeby. Docelowo nie będzie to jedynie narzędzie do spisywania wydatków. Mamy ambicję, aby stworzyć aplikację, która będzie potrafiła o wiele więcej i znacząco uprości kontrolę nad budżetem całej rodziny. To dosyć duże wyzwanie, planujemy zatem podzielić je na etapy. W kolejnym artykule postaram się przedstawić zakres pierwszego etapu, wraz z opisem poszczególnych funkcjonalności. Jeśli chcecie na bieżąco otrzymywać informację na temat kolejnych wpisów, zapraszam do zapisania się do naszego newslettera pod adresem http://newsletter.familyfinancetracker.com/

2 myśli na temat “Idealne narzędzie do spisywania wydatków

  1. Ciekawy pomysł z taką aplikacją. Muszę przyznać, że adres Waszej domeny też jest chwytliwy. W PL jeszcze jest mała świadomość finansowa ale wszystko chyba przed nami…

    1. Mam nadzieję że ta świadomość jednak będzie systematycznie rosła. Aplikację robimy również dla siebie, więc mam nadzieję że wyjdzie dobrze 🙂
      Tak na prawdę już teraz od listopada sami zaczynamy korzystać z niej do spisywania wydatków – na razie testowo, tak aby wyłapać wszystkie braki i niedociągnięcia.
      Niedługo ruszą beta testy dla subskrybentów newslettera, więc zachęcam do zapisania się!

Dodaj komentarz