Obsługa wielu budżetów – pliki

W poprzedniej części cyklu opisałem ogólne założenia  i funkcjonalności  Family Finance Tracker. Dziś, zgodnie z obietnicą, pora przejść do konkretów i skupić się dokładniej na wybranej funkcjonalności. Będzie to obsługa wielu budżetów, które w aplikacji nazywane są również “plikami”. Wszystkie opisane poniżej funkcjonalności działają w sposób identyczny zarówno na wersji przeglądarkowej jak i mobilnej.

Dotychczas w cyklu ukazały się:
Podstawowe założenia działania aplikacji Family Finance Tracker
Pliki - obsługa wielu budżetów
Współdzielenie budżetu i synchronizacja danych
Zarządzanie kontami w aplikacji
W kolejnym wpisie znajdziesz:
Płatnicy do czego można ich wykorzystać

Co to są te “pliki”?

Sama nazwa może być nieco myląca bo kojarzy się z plikami na dysku komputerowym. Można jednak posłużyć się analogią do pliku excelowego w którym przechowujemy swoje finanse i który zawiera zaplanowane budżety z wielu miesięcy.

W ramach jednego konta w aplikacji możemy tworzyć dowolną liczbę takich “plików”. Każdy z nich jest niezależny, ma osobne zestawy kont i kategorii. Nie ma żadnego związku z pozostałymi.

Jak utworzyć plik?

Po założeniu konta w aplikacji, w trakcie pierwszego logowania aplikacja weryfikuje czy konto ma już przydzielony jakiś plik.

Mimo że zakładane konto jest nowe taka sytuacja może mieć miejsce, jeśli na przykład otrzymaliśmy zaproszenie do współdzielenia danych od innego Użytkownika.

Jeśli plik nie zostanie odnaleziony, zostanie uruchomione okienko tworzenia nowego.

W trakcie tworzenia pliku należy podać:

1. nazwę (domyślnie “Mój budżet”),
2. główną walutę
3. język kategorii

Wygląda to tak jak na poniższym zrzucie ekranu:

Po utworzeniu pierwszego pliku aplikacja pozwoli przejść do dalszych kroków.

Kolejne pliki można dodawać z poziomu menu głównego aplikacji, za pomocą ikony z “plusikiem”:

Wciśnięcie przycisku otworzy okienko dialogowe, w którym wprowadzić trzeba wspomniane powyżej wartości. Po zatwierdzeniu, nowy plik zostanie utworzony i podłączony do bieżącego konta.

Parametry plików

Jak wspomniałem już powyżej, każdy plik ma trzy parametry:

1. Nazwa  – jest tylko informacyjna, można ją zmienić w dowolnym momencie. Pliki mogą mieć takie same nazwy, nie ma tu ograniczeń, aczkolwiek nie polecam takiego rozwiązania 😉
2. Waluta – domyślna waluta którą posługujesz się na co dzień. W ramach jednego pliku można prowadzić konta i dodawać operacje w wielu walutach, ale planowanie i analiza budżetu będzie dostępne wyłącznie w walucie bazowej.  Wybranej przy tworzeniu pliku waluty nie można zmienić.
3. Język kategorii  – w aplikacji domyślny zestaw kategorii dostępny jest w języku polskim lub angielskim. W tym polu wybierzesz, który zestaw zostanie przyporządkowany do nowego pliku. Oczywiście kategorie można  później dowolnie edytować, nie ma jednak możliwości automatycznego przetłumaczenia nazw.

Zarządzanie plikami

Menu zarządzania można uruchomić klikając w nazwę aktualnie wybranego pliku. Otworzy się lista zawierająca wszystkie przypisane do konta pliki.

Aby przełączyć bieżący plik wystarczy wybrać jego nazwę.

Kolejne ikonki licząc od lewej to:

1. wysłanie zaproszenia do współdzielenia budżetu –  na temat współdzielenia plików powstanie wkrótce osobny wpis
2. edycja pliku – otwarcie okienka edycji pliku. Tak jak wspomniałem powyżej, przy edycji zmienić można jedynie nazwę pliku. Dodatkowo na tym okienku można zobaczyć kto jest zaproszony do współdzielenia danych i jaki jest status zaproszenia
3. eksport CSV – eksport wszystkich operacji z wybranego pliku do pliku CSV, który następnie można wczytać na przykład do Excela i dowolnie analizować
4. usunięcie pliku – ta operacja jest nieodwracalna, zatem zalecam szczególną ostrożność.

Do czego wykorzystać pliki

Prawdopodobnie większości Użytkowników wystarczy jeden plik, który dodatkowo można współdzielić na przykład z partnerem. Jest jednak szereg sytuacji, w których posiadanie kilku plików jest bardzo użyteczne. Osobiście korzystam z trzech plików.

Pierwszy z nich to nasz budżet rodzinny, który współdzielimy razem z Żoną. Każde z nas wprowadza swoje operacje, razem planujemy wydatki. Na własnych osobnych loginach mamy dostęp do wspólnych danych.

Drugi plik, to budżet mojej działalności gospodarczej, Wyznaję zasadę, że dobrze jest oddzielić finanse firmowe od domowych, zatem zdecydowałem się na takie rozwiązanie. Dodatkowo mam zupełnie inne kategorie w tych dwóch obszarach, więc rozdzielenie na dwa odrębne pliki wydaje się oczywiste.

Trzeci plik, to budżet naszego dziecka. Staramy się uczyć Córkę zarządzania finansami, zatem ma przygotowany osobny plik ze swoimi kategoriami, w którym może spisywać swoje wydatki i przychody.

Zastosowań może być zdecydowanie więcej. Jeden z Użytkowników aplikacji zajmuje się wynajmem mieszkań. Dla każdego z mieszkań ma zdefiniowany osobny plik, więc wygodnie może je od siebie rozdzielić i niezależnie monitorować. Można prowadzić niezależnie budżety projektów którymi akurat się zajmujemy. Jeśli posługujemy się kilkoma walutami i chcemy oddzielić je od siebie, osobne pliki zdadzą również egzamin.

Ograniczenia plików

Każdy z plików jest niezależny i z założenia obsługuje odrębny obszar finansów. Ta niezależność powoduje jednak, że chcąc zarejestrować przepływ pieniędzy pomiędzy plikami musimy zdefiniować dwie operacje: w jednym pliku operację wydatku, w drugim operację przychodu.

Załóżmy, że prowadzimy jeden plik z budżetem dziecka  a drugi z budżetem domowym i dajemy dziecku kieszonkowe. Do naszego budżetu domowego, prawdopodobnie do kategorii o nazwie “kieszonkowe dziecka”, dodamy wydatek. W budżecie dziecka prawdopodobnie będzie istniała kategoria “Kieszonkowe”, ale będzie to już kategoria przychodowa. Do tej kategorii dziecko prawdopodobnie doda sobie osobną operacją przychód. Mimo że w tym przykładzie “ogólnie” są to finanse całej rodziny, to trzeba je traktować osobno i przenosić środki osobnymi operacjami. Analogicznym przykładem mogłaby być chociażby wypłata wynagrodzenia z działalności gospodarczej.

Podsumowanie

Podałem jedynie kilka przykładów w jaki sposób możliwa jest do wykorzystania obsługa wielu budżetów. Zastosowane podejście jest na tyle elastyczne, że powinno być wystarczające dla zdecydowanej większości Użytkowników. Jeśli masz pomysły w jaki sposób można dodatkowo usprawnić obsługę wielu budżetów, lub sam korzystasz z tej funkcjonalności w jakiś nietypowy sposób, podziel się informacją w komentarzu lub prześlij mi wiadomość.